• Welkom bij sv Oosterheem

    de gezelligste voetbalvereniging
    van Zoetermeer
    sv Oosterheem:
    Een leven lang voetballen!
  • Op donderdag 11 oktober a.s. zal de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering van SV Oosterheem plaatsvinden. De vergadering zal om 20.00 uur beginnen en wij rekenen op een grote opkomst.

    Het bestuur zal verslag doen over het afgelopen seizoen. De financiën worden besproken waarbij natuurlijk ook de begroting behandeld zal worden. Daarnaast staat ook de ontwikkeling rond de realisatie van onze nieuwe kantine op de agenda en zullen wij u meenemen in de strategie van de vereniging. Wij hebben hard gewerkt aan een document waarin de missie, visie en strategie verwoord zijn.

    Volgens het schema is de functie van Voorzitter dit jaar verkiesbaar. Leden die interesse hebben om deze taak op zich te nemen, kunnen zich beschikbaar stellen door een mail te sturen aan onze secretaris: secretaris@svoosterheem.nl.

    Jules Lieveld heeft overigens aangegeven de functie ook de komende drie jaar met veel plezier te willen invullen. Hij stelt zich dus herkiesbaar.

    De agenda is als volgt:

    1. Opening door de Voorzitter

    2. Vaststelling van de notulen van de vorige ALV

    3. Financieel jaarverslag over het afgelopen boekjaar

    4. Verslag van de kascommissie

    5. Vaststelling van de balans en van de staat van baten en lasten

    6. Stand van zaken nieuwe kantine

    7. Verslag van de sponsorcommissie

    8. Vaststelling van de contributies

    9. Vaststelling van de begroting

    10. Benoeming erelid

    11. Benoeming bestuursleden

    12. Benoeming commissieleden

    13. Rondvraag

     

    Algemene ledenvergadering SV Oosterheem, 10 oktober 2017

     

    Aanwezig volgens de presentielijst: Jules Lelieveld, Philip Bras, Albert Foekema, Bert de Raad,

    Maurice Winter, Wil Glasbergen, Wilco Strijker, Caroline Strijker, Koen Ramsteijn, Tjerk Sweets,

    Edwin Uilenhoed, Mike Meere, Jerry Mussche, Ravi van Leeuwen, Wil Kok, Donny de Meijer, Chris

    van Dijke, Peter de Jong, Fred van Dokkum, Izak Kalmijn, Dennis van Leeuwen, Glenn Duijzer, M

    Berendse, Johan Rensen, John Glasbergen.

     

    Uitwerking notulen; Bea Mussche

     

    1.Opening door de voorzitter

    “Dames en heren, welkom bij onze ALV van het seizoen 2017-2018. De opkomst is groot en daar zijn

    wij als bestuur erg blij mee, dat geeft de betrokkenheid van de leden weer.

    Ik zal het niet hebben over het gras dat groener is bij de buren, ik het zal het niet hebben over het

    verleden, ondanks het feit dat we het verleden niet moeten vergeten. Vandaag moeten we het

    hebben over de energie, passie, eenheid, gezelligheid maar vooral sportiviteit die deze vereniging

    uitstraalt en de energie die je krijgt van de geweldige mensen die zich zowel binnen als buiten het

    veld inzetten, de passie dat hebben we voor deze vereniging, de eenheid is wat wij met zijn allen

    uitstralen, gezelligheid dat vind je op bijna alle dagen hier, en de sportiviteit dat spreekt voor zich.

    Dames en heren SV Oosterheem leeft, SV Oosterheem maakt stappen vooruit mede dankzij inzet van de geweldige leden die we hebben. Volgens mij zijn wij op de goede weg. Kom maar naar een

    training op de dinsdagmiddag van de jeugdafdeling kijken, maar ook de andere dagen, altijd weer

    een gezellige sfeer, en die sfeer creëren jullie zelf. Ik kan je zeggen dat je heel veel energie daarvan

    krijgt.

    Kom maar de sfeer proeven op de zaterdag, van ’s morgens vroeg tot de avond, geweldig hoe een

    ieder zich inzet voor de vereniging, CHAPEAU. Philip zei op een zaterdagochtend tegen mij, Kijk Jules

    dit is SV Oosterheem, hier krijg je toch energie van, kijk eens naar de passie waarmee ze hun sport

    bedrijven, kijk eens naar de eenheid op deze zaterdagmorgen, kijk eens naar de sportiviteit, en beste

    leden, wij moeten elkaar de energie geven om de club op een hoger plan te krijgen. Geldt ook voor

    de zondag.

    Zoals jullie zien zit Philip Bras (een bekende onder diegene die langer lid zijn van onze club) nu ook

    achter de tafel als penningmeester. Angelique is vorig jaar op een democratische wijze gekozen, ze heeft in een keurige brief aangegeven dat ze haar werkzaamheden niet kan voortzetten in verband met drukke privé omstandigheden. Ik wil van deze gelegenheid gebruik maken om haar te bedeanken voor de bewezen diensten. Ook een woord van dank aan Mario, die op het financiële vlak ons heeft bijgestaan. Maar ook dank aan Yde van Deutekom en Hans Schellevis die de financiële boeken voor ons hebben gecontroleerd.

     

    We weten als geen ander hoe zwaar de functie van penningmeester is, vandaar dat we ook heel blij

    zijn dat Philip gebruik zal maken van de aangeboden hulp (hij zal hier zo meteen zelf op inzoomen).

    We moesten wel verder en aangezien het boekjaar alweer in Juli begint, moesten we een

    penningmeester benoemen om het komend jaar af te maken. Ik nam contact op met Philip en zonder te aarzelen zijn hij direct JA (nee hoor, heb moeten praten als Brugman).

     

    Zo meteen zal Philip het een en ander uitleggen met betrekking tot het financieel beleid, maar ik wil

    toch even wat kwijt.

     

    Tijdens de BALV hebben we de beslissing genomen om Club Collect vaarwel te zeggen, maar door het vroegtijdig opstappen, het zoeken naar een nieuwe penningmeester, waren we niet meer in staat deincasso zonder Club Collect te organiseren. Onze welgemeende excuses daarvoor. We konden niets

    anders dan de samenwerking met Club Collect voorlopig voort te zetten, maar mensen die daar geen

    gebruik van willen maken hebben ook de mogelijkheid om contant of rechtstreeks naar de club over

    te maken. Philip zal hier zo meteen nader op ingaan.

     

    Tot zo ver de uitleg.

     

    De energie die de vereniging uitstraalt werpt vruchten af, iedere week melden zich nieuwe leden

    aan. Ik hoorde zelf van de jeugdafdeling dat er een wachtlijst is m.b.t. de JO13. De samenwerking

    tussen de leiding bij de jeugd en ouders verloopt prima.

    Zoals jullie hebben kunnen lezen in de nieuwsbrief hebben we een sponsorloket geopend, de

    coördinator van dit loket is Ravi van Leeuwen omringd door vrijwilligers om het sponsorbeleid op

    gang te krijgen. Gezien de energie, passie en eenheid die deze groep uitstraalt, ben ik ervan

    overtuigd dat we de goede richting zijn ingeslagen.

    Ravi en zijn groep zijn bezig geweest om plannen te maken om heel veel reclame borden te

    verkopen, we zullen ervoor gaan. Benader het bedrijf waarvoor je werkt, en breng ze in contact met

    ons sponsor loket.

    De kurk waarop de vereniging drijft ‘de kantine’, ik wil alle medewerkers namens het bestuur

    hartelijk bedanken voor hun enorme inzet iedere dag weer. Ik weet dat het een enorme klus is maar

    ik zie ook van dichtbij hoe goed ze samen werken. Kantine medewerkers Chapeau.

    Ook een speciaal woord van dank aan de leden die de evenementen organiseren, Oktoberfest,

    jeugdevenementen en nog veel meer evenementen zullen volgen. Klasse.

    We brengen ook kampioenen voort, zowel bij de jeugd als bij de senioren, JO13, JO9 en bij de

    senioren ook het huidige 2e en 7e elftal. Om trots op te zijn.

    Als bestuur zijn wij er heilig van overtuigd dat de successen die we het afgelopen seizoen hebben

    gehaald, ook dit jaar herhaald kunnen worden, omdat we een aantal mensen om ons heen hebben

    kunnen verzamelen die energie, passie, eenheid, gezelligheid en sportiviteit uitstralen. Met de inzet

    van deze mensen en zij die zich nog zullen aansluiten, kunnen we de vereniging op een hoger plan

    krijgen.

     

    Namens het bestuur wens ik jullie een prettig ALV toe.”

     

    2. Vaststellen vorige notulen ALV

    De notulen van het vorige ALV zijn vastgesteld.

     

    3. Financieel verslag van afgelopen boekjaar

    Het resultaat over het seizoen 2016-2017 is ongeveer €3500,00. Dat is positief!

    SV Oosterheem: Energie, Passie, Eenheid, Gezelligheid en Sportiviteit

    In het resultaat is een afboeking opgenomen van €9500 op de openstaande contributies, dat is

    ongeveer 50% van het totaal. Op 30 juni 2017 had SVO €18000,00 aan openstaande contributies

    staan. De contributiecommissie is een onderdeel van de financiële commissie. Zij ondersteunen de

    penningmeester bij de inning van de (achterstallige) contributies.

    Dit seizoen zal de contributie verlopen in 10 termijnen in plaats van 12 termijnen. Dit heeft te maken

    met dat we toch gebruik maken van Club Collect en dat de opstart i.v.m. de installatie van een

    nieuwe penningmeester pas na de zomervakantie kon worden afgerond.

    Een grote groep leden heeft al via Club Collect gereageerd.

    Van de maand september heeft 83% van de leden de contributie betaald. Nog verwerkt moet

    worden de sportbonnen van de Gemeente en de contributie betaling in de kantine.

    Contributies

     Hoe laat je de schulden niet oplopen?

    - Daar wordt zeker aandacht aan gegeven. Deze procedure heeft de aandacht.

    Vanuit de BALV zijn er mensen naar voren gekomen om te helpen met het willen innen van de

    achterstanden van de contributies. Dit is doodgebloed.

     Dit wordt vanuit het bestuur opgepakt, hier komt het bestuur op terug.

    Update: De financiële commissie is inmiddels vol bezig met de inning van de oude openstaande

    contributies maar heeft vanzelfsprekend ook aandacht voor de contributies van het lopende seizoen.

    De procedures zijn aangescherpt en inmiddels zijn de eerste vorderingen uit handen gegeven aan het

    incassobureau. Dit heeft ook tot reacties en de eerste betalingen geleid. De procedure lijkt dus

    succesvol. De financiële commissie komt zeer regelmatig fysiek bij elkaar maar heeft ook bijna

    dagelijks contact via de APP.

    Kantine:

    Het afgelopen seizoen heeft de kantine commissie weer prima werk geleverd.

    Het team in het afgelopen seizoen bestond uit; Jessie, Judite, Karin, Marsha, Erwin, Mandy, Sylvana,

    Gerard. Peter verzorgd de inkoop. Onder supervisie van Fred van Dokkum werkt deze commissie in

    alle opzichten uitstekend.

    De marge op kantine omzet van afgelopen seizoen is 114%. Dat is mooi.

    Dit seizoen wordt er gestreefd naar een omzet van €80.000. Om deze omzet te halen, hebben we

    uiteraard ook de nodige evenementen en toernooien nodig.

    De BTW plicht is na 3 jaar op rij inkomsten meer dan €69.000,-. Dit zal aangevraagd worden bij de

    nieuwe kantine.

     Philip gaat toetsen wanneer we dit moeten aanvragen.

    Update: SV Oosterheem is, omdat de omzet de € 68.067,- overschrijdt, BTW-plichtig voor de kantineactiviteiten.

    De penningmeester neemt contact op met de belastingdienst om dit traject verder

    formeel in te vullen.

    SV Oosterheem: Energie, Passie, Eenheid, Gezelligheid en Sportiviteit

    Veel verenigingen hebben een kantine of een bar. Dit zou kunnen leiden tot btw-plicht. Omdat

    het hier vaak om kleine bedragen gaat, heeft de fiscus een bijzondere regeling getroffen. Deze

    regeling stelt dat kantines niet worden belast, als ze aan de volgende voorwaarden voldoen:

    De kantine omzet bedraagt niet meer dan € 68.067,- per jaar.

    De kantine exploitatie vormt een nevenactiviteit.

    Openstelling van de kantine vindt in beginsel slechts plaats in rechtstreeks verband met de

    activiteiten van de vereniging.

    De kantine mag onder voorwaarden maximaal 12 dagen per jaar worden opengesteld bij

    sportieve activiteiten van derden.

    De kantine en bijhorende inventaris mag niet beschikbaar worden gesteld aan derden, ook

    niet als dit onbetaald is.

    Het exploitatieresultaat wordt uitsluitend gebruikt voor de primaire activiteit van de

    vereniging.

     

    4. Verslag van de kascommissie

    Yde en Donny vormen de kascommissie. Yde is helaas verhinderd.

    Angelique heeft goed werk neergezet. Het was goed te controleren en over te nemen.

    Vorige week is het gecontroleerd en de kascommissie geeft het bestuur decharge over het gevoerde

    financiële beleid.

     

    5. Vaststelling van de balans en van de staat van baten en lasten

    De penningmeester geeft aan dat op de balans geen posten opgenomen zijn die in de toekomst tot

    een negatief effect op de exploitatie kunnen leiden. Wel staat er nog een post open van de ING

    inzake de prijs die SVO gewonnen heeft met het “pinnen”.

    Update: Inmiddels heeft de penningmeester contact met de ING en is de verwachting dat de ING op

    korte termijn aan haar verplichting voldoet. Daarnaast is een nieuwe sponsorovereenkomst getekend

    voor de periode van drie jaar. Dit levert SVO jaarlijks € 1.000,- op.

    Barli: er is aan Barli een aanbetaling gedaan voor de nieuwe kantine van €2500,00. Barli erkent dat

    dit is gedaan. Mochten we de nieuwe kantine bij hem uitzetten, dan wordt dit bedrag in mindering

    gebracht. We hebben dit op papier staan.

    De gemeente is enthousiast betreft de financiën. Deze trend voortzetten.

     

    6. Contributie

    SV Oosterheem is de goedkoopste voetbalvereniging in Zoetermeer.

    Per volgend seizoen willen we de contributie verhogen met €1,- per maand. Met deze euro per lid,

    per maand is het realiseren van het derde veld mogelijk.

    - De leden hebben hier positief op gereageerd

    SV Oosterheem: Energie, Passie, Eenheid, Gezelligheid en Sportiviteit

    Uitzonderingen op de contributie:

    De afspraak was; voor spelende selectie leden, zonder eigen kinderen, die trainers zijn was er een

    uitzondering.

     Uitzoeken hoe we hier mee om gaan en een standpunt nemen!

    Update: de contributie is belangrijk voor de dekking van de kosten en hiermee dus de continuïteit

    van de vereniging. Daarnaast steunt een vereniging, dus ook SV Oosterheem, op de inzet van haar

    vrijwilligers. Het bestuur heeft besloten dat er geen contributie-vrijstellingen plaatsvinden. Omdat

    het bestuur de inzet van de vrijwilligers ontzettend belangrijk vindt, zal er voor de vrijwilligers (en

    aanhang) een vrijwilligersavond georganiseerd worden.

    Vrijwilligersbijdrage:

    De vrijwilligersbijdragen wordt per volgend seizoen verhoogd naar €25,-.

    Chris heeft een overzicht van wie er vrijwilliger is bij de vereniging, zij betalen deze bijdrage niet.

     Uitzoeken hoe het zit als je trainer/speler bent en 2 kinderen hebt die spelen. Hoeveel

    vrijwilligersbijdrage betaal je dan

     Spelregels betreft de vrijwilligersbijdrage op papier zetten.

    Update: het bestuur heeft besloten dat als een gezin meerdere leden heeft (bij SV Oosterheem)

    maximaal één keer vrijwilligersbijdrage in rekening gebracht gaat worden. Volledige vrijstelling vindt

    plaats op het moment dat één van deze gezinsleden structureel en regelmatig een actieve bijdrage

    levert aan zaken die de vereniging ten goede komt.

     

    7. Vaststellen van de begroting

    Met de cijfers zoals ze er nu liggen is een nieuwe kantine nog niet haalbaar. Het 3e veld is wel

    haalbaar (met de invoer van de contributieverhoging, kunnen we hier het 3e veld mee betalen).

    De kantine kan onder andere gefinancierd worden door middel van sponsoring. Als er bedrijven zijn

    die een bord willen plaatsen langs ons veld. De kosten zijn €250 per bord. Als we 40 borden hebben,

    kunnen we de hypotheeklast opvangen.

    Alle facturen worden nagelopen of ze nog van belang zijn, of stopgezet kunnen worden. Er is

    aandacht voor (onnodige) kosten.

    Mochten jullie vragen hebben betreft het financiële stuk: zet de vragen in de mail naar Philip.

     

    8. Benoeming bestuursleden:

    Er hebben zich geen nieuwe kandidaten gemeld voor de functie van penningmeester en secretaris.

    Philip Bras is benoemd tot penningmeester.

    Bea Mussche is benoemd tot secretaris.

     

    9. Commissies

    Jeugdcommissie: bestaat uit Jorg/Jasper/Glenn/Fred. De trainers zijn van groot belang. De jeugd is

    groeiende, bijna wekelijks nieuwe aanmeldingen.

    SV Oosterheem: Energie, Passie, Eenheid, Gezelligheid en Sportiviteit